Проблема поддержки совместной работы
Термин <совместная (групповая, коллективная) работа> относится к следующей ситуации: несколько пользователей, находящихся в различных помещениях (городах, организациях, странах и т.д.), рабочие станции которых подключены к сети ЭВМ, выполняют общую работу (взаимосвязанные разделы работы). Например, такой работой может быть подготовка документа, создание технического проекта информационной системы и т.п.
Для того чтобы работа была выполнена быстро и качественно, необходимо предоставить пользователям, по крайней мере, следующие возможности:
- обмен документами и сообщениями;
- проведение конференций в on-line режиме;
- доступ к общей информации.
Эти возможности должны быть реализованы так, чтобы обеспечить безопасность данных, требуемые временные характеристики, целостность распределенных данных (например, совпадение версий совместно разрабатываемого документа у всех пользователей).
Используя перечисленные возможности, можно реализовать различные рабочие процессы (или бизнес-процессы) для выполнения работы. Пусть, например, требуется организовать конференцию пользователей. Для этого необходимо выполнить следующие операции: определить состав участников, разослать им извещения, получить подтверждения и т.д.
Работу всей группы нужно планировать, контролировать сроки выполнения этапов и мероприятий, вносить изменения в планы, извещая об этом всех участников работы. Это также приводит к необходимости реализации определенных рабочих процессов.
Всю эту деятельность можно автоматизировать, способствуя тем самым повышению эффективности работы коллектива.
Отдельные аспекты проблемы организации групповой работы представляют самостоятельный интерес. К таким самостоятельным задачам, не обязательно связанным с совместной работой, можно отнести передачу сообщений, планирование и ведение персонального календаря мероприятий, поиск информации (как одна из составляющих проблемы управления знаниями).
Передача сообщений может осуществляться с помощью различных почтовых систем (РОР3, SMTP и др.).
Специально создаваемая среда для передачи сообщений может обладать дополнительными возможностями, способствующими повышению эффективности деятельности пользователей. Например, включать функции фильтрации сообщений по заданным критериям, удалять спам, обеспечивать фоновую обработку прикрепленных файлов и т.д.
Аналогичная ситуация имеет место при планировании персональной деятельности и ведении календаря мероприятий - совокупность дополнительных возможностей и удобств, предоставляемых пользователям, создает рабочую среду (рабочее пространство) для этой деятельности.
Суть проблемы управления документами в организации состоит в следующем: необходимо осуществлять поддержку процессов создания документов (в том числе путем коллективной работы), учета и обработки различных типов документов (факсы, телетайпы, электронная почта и т.д.), рассылки документов сотрудникам, хранения документов, синхронного внесения изменений в документы (при их хранении в нескольких базах данных), контроля получения адресатами документов и исполнения поручений, поиска нужных документов. Современные технологии управления документами основаны на использовании моделей рабочих процессов (бизнес-процессов).
Под управлением знаниями понимаются процессы создания, поиска, обеспечения доступа к информационным ресурсам организации. При этом термин <знание> означает, что речь идет об информации, получаемой из данных, хранящихся в информационных системах, путем их интеллектуальной обработки и анализа (см. также раздел 6.3). Проблема здесь в том, чтобы осуществлять поиск знаний в гетерогенной среде, включающей, в том числе, внутрикорпоративные базы данных, закрытые для внешних пользователей. Кроме того, необходимо сделать поиск быстрым и проводить его параллельно в различных и разнотипных источниках данных.
Электронное обучение (e-Learning) - это технология обучения, основанная на использовании средств вычислительной техники и систем передачи данных для представления и доставки знаний, поддержки взаимодействия обучаемого и обучающего, а также контроля знаний.В последние годы роль электронного обучения (иногда используют термин <дистанционное обучение>) в решении проблемы поддержки требуемого уровня квалификации сотрудников организаций существенно возросла. Это обусловлено значительным ростом необходимых объемов обучения, возможностями обеспечить коллективный режим обучения, оперативное взаимодействие обучаемых и обучающего (в том числе в режиме реального времени), развитием рынка дистанционных курсов и другими факторами. Основные задачи в этой области состоят в том, чтобы предоставить пользователям полнофункциональную, масштабируемую, гибкую среду для реализации систем дистанционного (электронного) обучения.
Автоматизация рассмотренной выше совокупности функций, в том числе функций, поддерживающих совместную или индивидуальную деятельность пользователей, создает рабочую среду (рабочее пространство), способствующую повышению эффективности работы пользователей.
